La bitácora es el instrumento por excelencia de control y seguimiento de las obras, tanto públicas como privadas, y resulta de gran importancia su correcta realización, no profundizaré en el tema porque de esto ya hemos hablado antes, pero si no has visto aún el video que hicimos en contrafuerte sobre este tema, te dejo el enlace al final para que puedas hacerlo, también es un instrumento en el cual se comenten errores, incluso más seguido de lo que nos gustaría que eso sucediera, también te dejo el enlace del video sobre los 5 errores más frecuentes al momento de realizar la bitácora de obra, para que los puedas identificar.
Aclarado lo anterior, de lo que me gustaría hablar hoy y que me preguntan con mucha frecuencia, es sobre los tipos de anotaciones que se deben llevar a cabo en la bitácora de obra, pero antes de entrar en materia te recuerdo que ninguna obra es igual a otra, e incluso si quisieras repetir la misma construcción estoy seguro que su ejecución variaría, pues las construcciones por lo general no se llevan a cabo en fábricas de manera automatizada, por tanto, lo que verás aquí hoy, es una serie de tipos de anotaciones que no necesariamente deban de tener todas las bitácoras, excepto claro está las de inicio y terminación de los trabajos. Dicho lo anterior comenzamos.
Iniciando los trabajos.
Cuando iniciamos la obra la nota de apertura de bitácora deberá ser precisamente sobre esto, de tal forma que dejemos constancia del día de inicio de los trabajos y por tanto contabilizar el día uno en el programa de obra. Esto resulta importante al momento de hacer las comparaciones de tiempo entre lo real y lo programado. Sumado a lo anterior debemos dejar constancia del momento de entrega/recepción del sitio de los trabajos al contratista, en especial si se trata de un lugar público o que contenga valores, independientemente del acta que se realice con todos los pormenores de esto, es importante asentarlo en la bitácora.
También recordemos que el contrato de obra puede tener algunas omisiones, en este caso se pueden hacer ampliaciones y/o aclaraciones, por ejemplo, el reglamento de uso de la propia bitácora, las normas y condiciones de seguridad e higiene que habrán de seguirse, horarios de trabajo, etc.
Nombramientos en la obra.
Una vez que hemos solventado la apertura de bitácora es imprescindible dejar testimonio sobre las personas que actúan en la obra, y mediante una nota de bitácora podemos llevar a cabo los nombramientos y registro de firmas de cada una de ellas, incluso si se llegasen a cambiar durante su ejecución, deberá quedar asentado la presentación de estas sustituciones. Por lo menos con su título, nombre, puesto y firma.
Ejecutando la obra.
En el día a día de la construcción de las obras suceden varias cosas importantes que es necesario asentarlas en la bitácora de obra. Por ejemplo, todos los incidentes de trabajo, sean casos fortuitos de fuerza mayor, como suspensión de trabajos debido al clima, accidentes laborales, o más diversos como paros sindicales, bloqueos sociales, suspensión de los trabajos por falta de permisos, y todo tipo de suceso que no estuvo contemplado al inicio de los trabajos.
Por supuesto el avance físico de la obra es importante como para anotarlo en la bitácora, ya sea haciendo anotaciones de la ejecución de los hitos de la obra como colados, conexión de servicios, etc., o haciendo anotaciones periódicas sobre el avance de las distintas partidas de la obra.
Durante su ejecución, la obra originalmente prevista puede cambiar, de hecho, esto casi es una regla, y con esos cambios llegan nuevos planos y nuevos documentos como fichas técnicas, especificaciones particulares o programas de ejecución, esto por supuesto se debe registrar en algún documento, y la bitácora de obra es la ideal para llevar ese seguimiento a las modificaciones del proyecto.
La propia obra además genera información que debemos registrar, por ejemplo, la recepción y aceptación de los resultados de laboratorio de los materiales y pruebas de calidad de los trabajos, las dudas y posibles controversias que surjan entre el contratista y el supervisor, y todas aquellas actividades de importancia que no pertenezcan al libro diario de obra.
El seguimiento financiero de la obra.
Este es uno de los puntos cruciales al momento de la ejecución de obra, pues sin una buena supervisión financiera esto puede causar estragos tanto al contratista como al propietario de la obra. Para eso es de vital importancia que el cuidado financiero de la obra sea una tarea del diario y, para llevar a cabo el registro de los eventos clave, debemos hacer uso de la bitácora de obra.
Por ejemplo, la entrega de número generadores por parte del contratista y su aceptación o rechazo por parte de la supervisión de obra, respetando en todo momento los tiempos establecidos en el contrato, de los cuales derivan las distintas estimaciones, las cuales se registrarán de la misma manera, su entrega y su aceptación. Aunque son las dos interacciones más comunes en el tema financiero de la obra, también tenemos los ajustes de costos, cantidades adicionales a los conceptos del catálogo de obra, y los trabajos extraordinarios con sus precios unitarios extraordinarios. Todos estos siguiendo la misma estructura, solicitud o entrega y su aceptación o rechazo según aplique, debidamente asentado en una nota de bitácora.
Modificaciones al contrato.
La celebración de convenios modificatorios o de obras adicionales, así como las suspensiones temporales o anticipadas de los trabajos en obra, o las rescisiones de contrato imputadas al contratista, las retenciones económicas y la aplicación de penas convencionales de acuerdo a contrato, o el incumplimiento de actividades críticas por parte del contratista, son un sí o sí en las anotaciones de la bitácora de obra. Definitivamente, son de los hitos más importantes que no deben quedar excluidos de la bitácora.
Terminando los trabajos.
Como dice el dicho todo comienzo tiene un fin, y los trabajos en la ejecución de obras no son la excepción. Por ello debemos registrar en bitácora la notificación de la terminación de los trabajos por parte del contratista, la recepción o en su caso las observaciones y peticiones de reparación de los trabajos a este. La procedencia de recepción de la obra y el momento de recepción de la obra, independientemente del acta que esto genere.
Y por supuesto no debemos olvidar la nota de cierre de bitácora, la cual marca la finalización de las anotaciones en ella y clausura este medio de comunicación entre las partes involucradas en el contrato de obra.
Estos son los tipos más comunes de anotaciones que podemos llevar a cabo en una bitácora de obra, sin embargo, recordemos que no todas las obras son iguales y no necesariamente debemos generar una nota en bitácora para cada tipo aquí mencionado ni que no puedan darse de otro tipo, incluso no existe limitación ante un mínimo y máximos de anotaciones, sencillamente se harán las anotaciones en bitácora que la obra requiera.
Como vemos, supervisar una construcción representa una gran responsabilidad, al contratar los servicios de un profesionista para esta tarea asegúrate que cuenta con la experiencia y conocimientos necesarios, así como que cuenta con las acreditaciones debidas, preferentemente con certificaciones profesionales debidamente registradas y reconocidas ante la DGP.
Bitácora de Obra
http://contrafuerte.com.mx/500
5 Errores frecuentes en la elaboración de la bitácora de obra
http://contrafuerte.com.mx/1845
- Fotografía en portada por Mark Potterton a través de Unsplash.