En la Bitácora de Obra se asientan todas las situaciones que se presentan durante la ejecución de los trabajos de construcción que sean diferentes a los establecidos en los anexos contractuales como planos, especificaciones, catálogos o programas de trabajo, ya sea desde el cambio de una especificación de material hasta alteraciones de diseño o alcances de obra. Además, se asientan avances y cumplimientos de etapas específicas de la construcción, como cumplimiento de metas de contrato, hitos específicos de la obra o modificaciones de plazos. Sin embargo, pese a ser el instrumento de control de obra más utilizado en la industria de la construcción, se suelen cometer errores en su elaboración, y lo que es peor, en muchas ocasiones, de manera sistemática. Por ello hemos identificado los cinco errores más comunes en la elaboración de la Bitácora de Obra.

  1. No elaborar una nota de apertura de los trabajos. Indiscutiblemente la nota número uno en la Bitácora de Obra deberá ser la de inicio de los trabajos, en donde se indique que se da inicio al contrato de obra y se registren las firmas de los participantes en dicha construcción. Es muy común que se apertura bitácora con órdenes directamente al contratista o asentando cualquier situación adelantándose a la declaratoria de avance, esto crea problemas al momento de calcular tiempos y actualizar el programa de obra, quedando sin definición clara la fecha de inicio de los trabajos.
  2. No elaborar croquis cuando se requiera en las notas. No todos tenemos la habilidad de un dibujante experto, sin embargo, la representación gráfica en los proyectos arquitectónicos y de ingeniería forman parte fundamental del entendimiento de este, sobre todo al momento de ordenar modificaciones, por ello la elaboración de croquis de forma clara deberá ser un complemento en algunas de las notas de bitácora. Es un error cada vez más común esperar al croquis o modificación de planos en forma digital para evitar los croquis en bitácora, pero incluso si se hace de esta manera, deberán referenciarse en la misma nota y anexarse entonces al paquete de planos en curso.
  3. Introducir información del libro Diario de Obra en las notas de Bitácora de Obra. Este error es generalmente cometido por principiantes, pero de cuando en cuando lo veo en algunas bitácoras de proyectos importantes con personal con un poco de más experiencia. Básicamente debemos comprender que el libro de Diario de Obra es para información que acontece a diario en la obra, pero solo se maneja información para el constructor, supervisor, o para quien lo lleve, es decir es un libro personal. Por ejemplo, si se trata del libro Diario de Obra del constructor, este podrá anotar día y cantidades de materiales que llegan a la obra, destajos pagados, información de contacto del personal de obra, entre otros, pero no es información que deba formar parte de la Bitácora de Obra por el hecho que no atañe al resto de los involucrados en el proyecto.
  4. Dejar notas sin cierre. Las notas abiertas son aquellas notas en las que se asienta una orden o petición específica, y transcurrido el tiempo no encontramos otra nota con fecha posterior dando cumplimiento o respuesta a esta. Por lo que no queda claro si se ha cumplido con lo estipulado o si fue positiva o negativa la solicitud. Posiblemente en ese momento se pusieron de acuerdo los actores de la obra; sin embargo, los problemas surgen cuando estos ya han sido cambiados o tenemos una revisión de los trabajos meses después incluso de concluida la obra, como por ejemplo en una auditoría.
  5. Falta de la nota de finalización de los trabajos. Igual de importante es la nota de inicio de los trabajos en la obra como su nota de finalización, y éstas deberán ser generadas una por contrato y por supuesto una nota final donde se indique la finalización de todos los trabajos en campo. Esto ayudará al cálculo de tiempos y evaluación del programa de obra, que en la mayoría de los casos repercute en las sanciones por atrasos o bonos por entrega anticipada, según se haya estipulado en los contratos. No hacerlo dejaría una bitácora abierta, donde al momento de un desacuerdo que escale a litigios jurídicos, dejará vulnerable a más de uno.

A pesar de estos errores comunes y otros más que podamos cometer al momento de elaborar la Bitácora de Obra, el principal error, que aún se comete en muchas obras es y seguirá siendo el iniciar trabajos de obra sin el libro de bitácora, por ello te recomiendo siempre prepararte para el inicio de los trabajos y contar con tu bitácora lista para ser utilizada.

Si deseas consultar más información sobre el uso de la Bitácora de Obra te dejo el enlace de anteriores publicaciones relacionadas al tema.

https://contrafuerte.com.mx/500

https://youtu.be/XEQ7pwMZ5Z8

  • Fotografía en portada de Nicolas J Leclercq en Unsplash.