La Bitácora de Obra es el instrumento de control de obra más utilizado durante la ejecución de éstas, y como posee carácter jurídico se le considera una extensión del contrato de obra. En esta libreta se asientan todas las situaciones que se presentan durante la ejecución de los trabajos de construcción que sean diferentes a los establecidos en los anexos contractuales como planos, especificaciones, catálogos o programas de trabajo, ya sea desde el cambio de una especificación de material hasta alteraciones de diseño o alcances de obra. Además podrán asentarse avances y cumplimientos de etapas específicas de la construcción, como cumplimiento de metas de contrato, hitos específicos de la obra o modificaciones de plazos. Por supuesto siempre indicando también los motivos, responsabilidades, consecuencias y posibles soluciones. En un uso más extenso, en caso de omisión dentro del Contrato de Obra, a través de la Bitácora de Obra podemos incluso reglamentar muchas de las labores cotidianas de la obra, en especial las administrativas como la presentación de estimaciones o precios extraordinarios, brindando no solo un cumplimiento de los trabajos, sino un orden que beneficie a las partes involucradas, facilitando el control de estos eventos.
Con ello, siempre que se lleve a cabo como es debido, se crea no solo un instrumento de control sino además, se crea un canal de comunicación con carácter jurídico entre el contratante y el contratista.
El motivo de existir de este instrumento es muy básico, y es que resulta extremadamente difícil, si no es que casi imposible, lograr desarrollar un proyecto ejecutivo con todas sus partes como planos arquitectónicos y de ingenierías, especificaciones generales y particulares, catálogos de obra, memorias técnicas y descriptivas, que logre plasmar con exactitud el resultado de la obra que esperamos se refleje al final de su ejecución. Esa inexactitud que podamos tener nos deja en una incertidumbre que nos obliga a buscar herramientas de control de ejecución de los proyectos, herramientas como la Bitácora de Obra.
Con base en lo anterior podemos apreciar la importancia de esta herramienta de control de obra, y por tanto, es importante definir sus especificaciones mínimas a cumplir, sus reglas de uso, la correcta forma de asentar anotaciones en ella y por supuesto, no iniciar la obra sin una bitácora.
Para ello podemos hacer uso de formatos personalizados, formatos genéricos o incluso improvisados en la obra, en cualquiera de los casos debe ser una libreta con hojas en original y por lo menos dos copias, puede contener más si el proyecto lo requiere, donde las hojas copia puedan desprenderse, las originales se mantienen y deben estar foliadas, una hoja inicial para los datos generales de la obra y el registro de firmas, las cubiertas deben ser rígidas y resistentes a la intemperie, si es posible resistente a la humedad. En el caso de improvisar con una libreta genérica se recomienda foliar y firmar un calce de las hojas originales como medida de seguridad de continuidad de hojas.
Las anotaciones son la parte fundamental de la bitácora, y debemos prestar especial atención a su redacción, que esta sea clara, técnica y puntual, cuidando la ortografía y su profesionalismo. Es imprescindible que la primera anotación sea de apertura de bitácora, donde indiquemos los inicios de actividades de contrato, presentación de personas que intervienen, entrega del lugar de trabajo, etc. Y la última será el cierre de ésta, donde indicamos la finalización de todas las actividades de campo. Las anotaciones deben seriarse en orden consecutivo, contar con su fecha de elaboración, escribirse de manera legible, con tinta, sin tachaduras o enmendaduras, sin sobre posiciones entre renglones, en caso de contener croquis realizarlos de la forma más clara posible, firmarse por las partes que intervienen y retirar las copias. En caso de cometer algún error asentar una nueva anotación constatando el error, especificando en cuál anotación se encuentra y cómo debió redactarse de forma correcta. Los espacios sobrantes se deben inutilizar y no debemos dejar anotaciones abiertas, es decir aquellas en donde la supervisión da una orden o la contratista realiza una solicitud, deben contestarse mediante una nueva anotación, de esa manera podemos decir que la nota ha sido cerrada. Por último, siempre que no lleguemos a un exceso, no debemos limitar a ninguna de las partes involucradas su uso, realizando la cantidad y frecuencia de anotaciones tanto como la obra en sí lo requiera.
En caso de que no esté definido por contrato podemos utilizar la bitácora de obra con la anotación inmediata después de la apertura, para asentar las reglas de uso de esta, entre las más importantes destacan el resguardo de la bitácora, horario de disponibilidad para su uso, firmado de notas, formas de realizar el retiro de copias, instrumento de escritura a utilizar, entre otros. También podemos aprovechar la bitácora para reglamentar mediante una anotación especial algunas labores cotidianas de la obra, administrativas o técnicas, por ejemplo el día de presentación de estimaciones; presentación de números generadores y precios de obra extraordinaria, así como los tiempos de revisión y aprobación de estos; tiempo y procesos de revisión de cimbras, armados y colados; autorización de pruebas en las instalaciones; aprobación de muestras de acabados; etc.
Finalmente, podemos apreciar que la Bitácora de Obra es el instrumento de control más utilizado por los supervisores de obra. Supervisar una construcción representa una gran responsabilidad, al contratar los servicios de un profesionista para esta tarea asegúrese que cuenta con la experiencia y conocimientos necesarios, así como que cuenta con las acreditaciones debidas, preferentemente con certificaciones profesionales debidamente registradas y reconocidas ante la DGP.
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Fotografía por Jan Kahanek en Unsplash.