“Lo que no se mide, no se puede mejorar,
lo que no se mejora, se degrada siempre”
Lord William Kelvin (Físico y matemático británico)
Cuando se trata de mejorar en cualquier aspecto de la vida, ya sea la salud, el rendimiento laboral, deportivo o las relaciones interpersonales, hay una frase famosa que resalta por encima de otras: “Lo que no se define, no se puede medir”
En esencia, es una declaración que destaca la importancia de la medición y la evaluación como pasos cruciales en cualquier proceso de mejora, por eso, es conveniente revisar lo que supuestamente hemos avanzado.
Generalmente las propuestas con las que nos presumieron (“apantallaron”) han sido simple y sistemáticamente enunciativas, caracterizadas todas ellas por sus altos costos, dilación en plazos de ejecución y puesta a punto, sin soslayar la contratación de obscuros y desmesurados apalancamientos.
A lo anterior debemos sumar la falta de aplicación en su gestión, provocando como resultado una total carencia de efectos, nulas consecuencias y asombrosamente la ausencia de responsables.
COMPRENSIÓN.
Una sociedad que anhele avanzar con certeza hacia mejores condiciones de bienestar, siempre debe considerar y tener en cuenta que para cambiar el futuro, debe entender el presente, por ello la evaluación es una materia obligada.
La mejora, individual o en cualquier nivel, se basa en la comprensión de la situación actual y en la identificación de áreas de oportunidad, para que a través de mediciones precisas y evaluaciones adecuadas, vaya siendo menos difícil determinar dónde se encuentra, cómo progresar y qué estrategias utilizar para acceder a metas o estándares superiores, todos ellos deseables y posibles.
La medición proporciona una base sólida para la comprensión, ya que permite cuantificar variables y analizar datos, obteniendo una visión objetiva de la situación, caso contrario continuaremos estancándonos en el terreno de la especulación y la suposición, lo que sin duda puede llevarnos a decisiones erróneas, ineficaces y costosas.
Prácticamente es una herramienta que ayuda a identificar áreas de oportunidad, ya que al recopilar datos, descubriremos tendencias, patrones y problemas que de otra manera pasarían desapercibidos, estableciéndose como un asunto crucial tanto en la resolución de problemas, como en la optimización de procesos.
Con los resultados como base, se podrán establecer los puntos de referencia para determinar lo conveniente, así como cuánto se ha alcanzado y lo que se necesita para corregir y mejorar, por ello es necesario tener metas y estándares claros para poder “monitorear” comportamientos hacia los objetivos establecidos como destino.
Si solo se quiere avanzar más rápido desarrollando únicamente discursos y campañas mediáticas, sin bases sólidas o datos que aún no estén maduros ni probados, solamente provocará que al trabajar con hipótesis inciertas o especulaciones, los resultados serán un fracaso.
MONITOREO.
La existencia de las denominadas Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO) generalmente requeridas por la iniciativa privada y algunas entidades públicas, que parcialmente recurren a ellas, son una buena referencia para el caso.
Sin perder de vista que no existe modelo único de ellas, como tampoco dos oficinas ni proyectos iguales, pues cada cual tiene sus características particulares, todas poseen como común denominador: a) ser las responsables de atender y monitorear en el radar el desempeño del proyecto, y b) mantener el control dentro de los márgenes previamente establecidos.
Su presencia es crucial para garantizar el éxito de los proyectos dentro de una organización, especialmente en los sectores público y privado donde se manejan recursos valiosos como el tiempo y el dinero.
Son las encargadas de crear un marco de control y seguimiento para asegurar que los proyectos se desarrollen dentro de los parámetros establecidos: tiempo, presupuesto, calidad y riesgos, siendo esencial su función de monitoreo, no solo para observar los avances, sino también para tomar decisiones ágiles y oportunas en caso de desviaciones o problemas.
Para cualquier organización es indispensable monitorear y controlar sus proyectos e iniciativas, para tener observación sobre tiempos, costos, calidad, riesgos y otras variables de los proyectos o iniciativas que emprende y así, tener visibilidad del avance de los proyectos con información confiable.
Lo anterior permitirá tener agilidad en la toma de decisiones por parte de los interesados de cada proyecto, obtener alertas tempranas de los impactos y lograr un mayor compromiso organizacional con los resultados.
Vale destacar que la cita:
“La Planeación sin control no tiene sentido, y el control sin planeación, es imposible de hacer”
define claramente la importancia de mantener una retroalimentación constante entre ambos aspectos.
Lo que se planea hay que controlarlo, realizando el seguimiento a las horas invertidas en el proyecto, a la ejecución del presupuesto, al cumplimiento de las fechas límites, al desempeño de los proveedores, a los riesgos y a la calidad.
En términos de Gobernanza, los ciudadanos y las partes interesadas deben poder confiar en que el dinero y los recursos públicos se utilizarán de manera eficiente y transparente.
Estableciendo como máxima que la rendición de cuentas debe ser parte integral del proceso, garantizando que cada proyecto no solo se ejecute correctamente, sino que también se evalúe y justifique a vista de la sociedad.
Corolario.
“Medir para mejorar, recordatorio para la objetividad en la toma de decisiones”
- Fotografía en portada de UX Indonesia a través de Unsplash.